Selasa, 11 Januari 2011

KD 3 MEMELIHARA PERALATAN

INDIKATOR:
• Mengetahui fungsi keamanan,kesehatan, dan keselamatan
• Mengetahui langkah-langkah perawatan mesin/alat kantor
• Melaksanakan perawat ringan terhadap mesin kantor
MATERI:
• Keamanan, Kesehatan dan Keselamatan kerja
• Pengertian keamanan, kesehatan, dan keselamatan kerja
• Keamanan kerja adalah unsur-unsur tersebut,lingkungan kerja juga harus aman.Syarat-syarat lingkungan kerja yang aman adalah sebagai berikut:
• Adanya pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang yang jelas
• Adanya peraturan kerja yang fleksibel (tidakkaku)
• Adanya penghargaan atashak dan kewajiban pekerjaan
• Adanya hubngan social yang baik antara perusahaan dengan masyarakat setempat
• Adanya ruang kerja yang memenuhi standar SSLK (syarat-syarat lingkungan kerja), yaitu:
• Tempat kerja steril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin dan peralatan, dan bising
• Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik
Tujuan keamanan dan kesehatan kerja adalah demi terciptanya keselamatan karyawan saat sedang bekerja dan setelah bekerja. Imbas bagi karyawan yang selamat adalah suatu keuntungan bagi perusahaan dan karyawan itu sendiri. Berikut adalah keuntungan K3 untuk perusahaan:
• Meningkatkan kinerja dan omset penjualan
• Mencegah terjadinya kerugian
• Memelihara sarana dan prasarana perusaahaan
• Sedangkan berikut adalah keuntungan K3 untuk karyawan:
• Meningkatkan kesejahteraan rohani dan jasmani karyawan
• Meningkatkan penghasilan karyawan dan penduduk sekitarnya
• Untuk kinerja yang berkesinambungan.
PERAWATAN DAN PEMELIHARAAN MESIN STENSIL
a. Langkah-langkah dalam melakukan perawatan mesin stensil adalah sebagia berikut:
• Bersihkan casing
• Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usia, semua peralatan dibersihkan dengna menggunakan minyak tanah.
• Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisiskan tempat kaset dan copy tray pada tempat semula
b. Langkah terakhir mesin terakhir mesin stensil ditutup dengan bahan yang terbuat dari kain, tidak dibenakan ditutup dengan bahan plastik
PERAWATAN MESIN FOTO COPY
Langkah-langkah dalam melakukan perawatan mesin foto kopi adalah sebaga berikut:
• Bersihkan cover-cover agar mesin foto kopi dalam keadaan bersih dan sehat
• Kalau kaca kotor bersihkan dengan alkohol
• Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersebut telah habis, jika tidak memungkinkan lakukanlah tambahan bahan
• Bersihkan transfer bawah
• Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kecuali apabila ada pemindahan tempat, asalkan tidak melewati batas waktu 2 kali 24 jam
PENGGANTI SPEARPART PADA MESIN
Me-replace adalah penggantian salah satu komponen dari mesin apabila komponen mesin tersebut telah mengalami kerusakan. Kerusakan yang dialami disebabkan karena seringnya pemakaina, sudah habis umur teknis, dan pemakaian yang tidak mengikuti prosedur. Apabila tidak dilakukan penggantian komponen akan berakibat fatal bagi mesin tersebut yang akhirnya tidak bisa dipergunakan lagi. Komponen yang digunakan untuk mengganti haruslah komponen yang disarankan oleh pabrikan yang mengeluarkan produk tersebut (komponen original).

KD 2 MENGOPERASIKAN PERALATAN

INDIKATOR:
1. Mengenali jenis-jenis mesin kantor dan peralatan kantor
2. Mengoperasikan mesin/alat kantor sesuai dengan teknik pengoperasiannya
MATERI:
1. Langkah-langkah pengoperasian aiphone adalah sebagai berikut :
a. Memanggil
• Angkat gagang aiphone dengan tangan kiri
• Tekan tombol seleksi pemilih saluran yang dikehendaki dengan tangan kanan.
• Tekan tombol pemanggil sehingga terdengar nada panggil
• Mulai berbicara ( didahului dengan salam, nama bagian, nama sendiri)
b. Menerima panggilan
• Letakkan pesawat aiphone di tempat aman (tidak mudah jatuh ).
• Bagian luar selalu dibersihkan dengan kain halus dan minyak pembersiih
• Bagian micropon diberi deodorant khusus untuk aiphone / telepon

2. Langkah-langkah mengoperasikan telepon :
a. Cara memanggil dalam percakapan local
i. Persiapan
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menelpon antara lain :
• Tentukan tujuan pembicaraan
• Pastikan nomor telepon yang akan dituju
• Perasaan tidak tegang dan berpedoman efisien dan keramahan dalam percakapan.
ii. Melaksanankan panggilan
• Angkat gagang telepon dengan tangan kiri mikropon dekan dengan mulut dan dengarkan dengan cermat sampai terdengar nada pilih. Jika terdengar nada sibuk gagang telepon letakkan kembali karena telepon yang dipanggil sedang dipakai atau saluran penuh. Setelah beberapa saat ulangi lagi dengan menggangkat gagang telepon hingga terdengar nada pilih.
• Selanjutnya segera memutar nada pilih atau menekan tombol pilih menggunakan jari telunjuk. Tiap memutar angka pada nada pilih dengan kecepatan wajar sampai jari telunjuk menyentuh penahan pemilih kembali sendiri ke tempat semula.
• Pemanggil akan mendengarkan petunjuk bahwa gagang telepon yang dipnaggilnya diangkat lalu disusul suaranya mengucapkan salam, nam kantornya atau nomor telepon dan nama penerima telepon. Bila ternyata benar yang dituju dilanjutkan dengan pembicaraan.
iii. Pembicaraan
» Pembicaraan didahului dengan perkenalan dan sebutkan akan bicara dengan siapa.
Dalam pembicaraan hendaknya diingat beberapa pedoman antara lain :
• Pergunakan bahasa yang baik dan benar
• Hindari kata-kata yang tidak berguna
• Bicara seperlunya, padat, langsung pokok masalah, kecepatan bicara dan kerasnya suara wajar atau jelas sehingga tidak memakan waktu lama.
iv. Selesai pembicaraan
Setelah selesai pembicaraan letakkan kembali gagang telepon ditempatnya. Gagang telepon harus tepat menekan kedua kontak kait. Kalau meletakkannya miring atau meleset maka dapat mengakibatkan pesawat telepon kita tidak dapat menerima panggilan.
b. Cara membuat kopi biasa
i. Hidupkan mesin dengan menekan tombol on-off switch pada posisi on, sehingga :
• Tombol cetak menyala dengan warna orange
• Penunjuk jumlah hasil kopian menampakkan angka 1
• Penunjuk terang gelap menyala pada angkan 3
• Penunjuk ukuran kertas kopian menyala
• Bila tanda pemanasan hilang dan tombol cetak menyala dengan warna hijau berarti mesin sudah siap mengkopi.
ii. Tutup asli dibuka, tempatkan lembar asli menghadap ke bawah pada kaca tempat asli. Bagian tepi atas menempel pada garis skala dengan posisi yang tepat di tengah.
iii. Sesuaikan penunjuk terang gelap dengan menekan tombol pengatur terang gelap sesuai dengan lembar aslinya.
iv. Tekan tombol cetak untuk memperoleh satu lembar hasil kopian dan untuk memperoleh hasil kopi percobaan
v. Tombol angka ditekan sesuai dengan jumlah hasil kopian yang dikehendaki sehingga tampak pada penunjuk jumlah hasil kopian yang dikehendaki.
vi. Tombol cetak ditekan sehingga memberoleh hasil kopian.
vii. Jika hendak mengakhiri bekerja pada hari itu atau tidak ada operatornya maka mesin dimatikan dengan menekan tombol on-off pada posisi off.

KD 1 MEMILIH PERALATAN

INDIKATOR:
• Memahami perbekalan tata usaha
• Mengetahui dan mengelola mesin-mesin dan peralatan kantor
• Mengidentifikasi bahan alat dan perabotan yang akan digunakan dalam bekerja
MATERI:
Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadahi takmungkin ada hasil kantor yang baik. Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
1. Perbekalan
Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.
2. Macam-macam peralatan kantor
a. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
b. Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb
c. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
d. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
e. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
3. Penanganan perlengkapan kantor
Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:
a. Pengadaan
Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.
b. Penyimpanan
Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).
c. Pengeluaran / Pendistribusian
Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang
d. Pemeliharaan
Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.
e. Penghapusan
Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.